Dokument prawny
Polityka prywatności
Velorastavia
Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Velorastavia – ekskluzywną agencję eventową specjalizującą się w wydarzeniach o charakterze rozrywkowym, w szczególności o tematyce kasynowej, galach, eventach korporacyjnych oraz prywatnych uroczystościach na terenie całej Polski.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Velorastavia (dalej: „Administrator” lub „Velorastavia”) – profesjonalna agencja eventowa specjalizująca się w kompleksowej organizacji luksusowych wydarzeń, w tym wydarzeń o tematyce kasynowej, eventów korporacyjnych, gal, przyjęć prywatnych oraz eventów tematycznych na terenie całej Polski.
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych mogą się Państwo skontaktować z Administratorem za pośrednictwem następujących kanałów:
- Adres korespondencyjny: Velorastavia, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska
- Adres e-mail: [email protected]
- Telefon: +48 785 930 468
- Strona internetowa: https://velorastavia.com
Administrator dba o to, aby przetwarzanie danych odbywało się w sposób przejrzysty, rzetelny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
2. Zakres i cel przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzane przez Velorastavia pochodzą przede wszystkim bezpośrednio od Państwa, w szczególności podczas:
- korzystania z formularza kontaktowego na stronie /contact-us/,
- zapytania o ofertę lub propozycji współpracy dotyczącej organizacji wydarzeń (np. eventów kasynowych, eventów korporacyjnych, przyjęć prywatnych, gal i eventów tematycznych),
- zawierania i realizacji umów dotyczących usług eventowych,
- zapisu na newsletter (jeśli jest oferowany),
- obserwowania naszych profili w mediach społecznościowych oraz interakcji z naszymi treściami,
- uczestnictwa w organizowanych przez nas wydarzeniach.
W ramach powyższych procesów możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:
- identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe,
- dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
- dane dotyczące organizowanego wydarzenia – typ wydarzenia (np. kasyno, event korporacyjny, prywatne przyjęcie, event tematyczny), planowana data i lokalizacja, liczba uczestników, preferencje programowe,
- dane rozliczeniowe – NIP, dane do faktury, numer rachunku bankowego (w przypadku przelewów),
- dane przesyłane dobrowolnie w treści wiadomości lub formularzy (mogące obejmować inne dane osobowe, jeżeli zostaną podane z własnej inicjatywy),
- dane techniczne i eksploatacyjne związane z korzystaniem ze strony internetowej – adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, pliki cookies i podobne technologie, statystyki dotyczące wizyt na stronie.
Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
- Obsługa zapytań i komunikacja – w tym przygotowanie i przedstawienie oferty, odpowiedź na pytania dotyczące naszych usług, doradztwo eventowe.
- Zawarcie i realizacja umowy – obejmująca planowanie, organizację i obsługę wydarzeń, w tym wynajęcie sprzętu (np. stołów do pokera, ruletki, blackjacka), zapewnienie obsady i atrakcji.
- Działania marketingowe – przedstawianie informacji o usługach, wydarzeniach, nowościach, promocjach oraz inspiracjach eventowych, także w formie newslettera oraz działań remarketingowych online (o ile wyrazili Państwo na to zgodę lub istnieje inna podstawa prawna).
- Budowanie relacji biznesowych – utrzymywanie kontaktu z klientami, partnerami i dostawcami, w tym zapraszanie na wydarzenia pokazowe, gale i prezentacje.
- Realizacja obowiązków prawnych – np. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, archiwalnych.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – w celu ochrony naszych praw i interesów, np. w razie sporów umownych.
- Analiza i rozwój usług – prowadzenie statystyk, analiz oglądalności strony, optymalizacja oferty i doświadczenia użytkownika na stronie internetowej.
3. Podstawa prawna przetwarzania danych
Państwa dane osobowe przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna przewidziana w RODO. W zależności od kontekstu może to być w szczególności:
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda
Gdy zapisują się Państwo na newsletter, wyrażają zgodę na kontakt marketingowy (również telefoniczny lub e-mailowy) lub akceptują określone kategorie plików cookies niewymagających zgody domyślnej przeglądarki. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. - Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy
Gdy przetwarzamy dane w celu zawarcia lub realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia, przygotowania oferty, rezerwacji terminu, obsługi płatności czy komunikacji operacyjnej związanej z wydarzeniem. - Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny
Gdy ciążą na nas obowiązki wynikające z przepisów prawa, w szczególności z zakresu podatków, rachunkowości, przechowywania dokumentacji i rozliczeń finansowych. - Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora
Gdy przetwarzanie jest niezbędne dla:- zapewnienia bezpieczeństwa strony internetowej i naszych systemów informatycznych,
- prowadzenia analiz, statystyk oraz badań satysfakcji klientów,
- prowadzenia działań marketingu bezpośredniego (dotyczących naszych własnych usług),
- ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- budowania długofalowych relacji z klientami i partnerami biznesowymi.
W każdym przypadku, gdy przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, bierzemy pod uwagę Państwa prawa i wolności, dokonując odpowiedniego wyważenia interesów.
4. Prawa osób, których dane dotyczą
Jako osoba, której dane dotyczą, mają Państwo szereg praw wynikających z RODO. Mogą Państwo skorzystać z nich w dowolnym momencie, kontaktując się z nami w sposób opisany w rozdziale „Kontakt i zgłaszanie naruszeń”.
- Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO)
Mogą Państwo uzyskać informacje, czy i w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe, a także otrzymać ich kopię. - Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)
Jeśli dane są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne, mogą Państwo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia. - Prawo do usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO)
Mogą Państwo żądać usunięcia danych, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, zgoda została cofnięta, wnieśli Państwo skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania lub dane są przetwarzane niezgodnie z prawem. Prawo to może być jednak ograniczone, gdy obowiązek przechowywania danych wynika z przepisów prawa lub jest niezbędny do dochodzenia roszczeń. - Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)
Mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania danych, np. gdy kwestionują Państwo ich prawidłowość lub sprzeciwiają się ich usunięciu pomimo niezgodności przetwarzania z prawem. - Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)
W przypadkach przewidzianych w RODO mogą Państwo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazać je innemu administratorowi. - Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)
Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania, oraz wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest dla nas wiążący – zaprzestaniemy takiego przetwarzania. - Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO)
W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. - Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO)
Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) lub innego właściwego organu nadzorczego.
W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt e‑mailowy, listowny lub telefoniczny. Dla bezpieczeństwa możemy poprosić Państwa o podanie dodatkowych informacji pozwalających na weryfikację tożsamości.
5. Odbiorcy danych osobowych
W związku z realizacją naszych usług, w tym organizacją wydarzeń o charakterze kasynowym, gal, eventów korporacyjnych i prywatnych uroczystości, Państwa dane osobowe mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:
- Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie – np. dostawcy usług IT, systemów rezerwacyjnych, narzędzi do wysyłki newsletterów, operatorzy płatności, agencje kreatywne, drukarnie, firmy księgowe oraz kancelarie prawne. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych i są zobowiązane do zachowania poufności oraz stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.
- Partnerzy biznesowi i podwykonawcy – np. hotele, obiekty eventowe, dostawcy cateringu, firmy techniczne i nagłośnieniowe, artyści, prowadzący, dealerzy kasynowi, animatorzy, firmy transportowe, fotografowie i operatorzy wideo, jeżeli jest to niezbędne do realizacji konkretnego wydarzenia.
- Uprawnione organy państwowe – w zakresie, w jakim jesteśmy zobowiązani do ujawnienia danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy podatkowe).
W każdym przypadku ujawnienie danych odbywa się w minimalnym niezbędnym zakresie, z poszanowaniem zasady poufności i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Co do zasady dążymy do tego, aby Państwa dane osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Może się jednak zdarzyć, że w związku z korzystaniem z określonych usług (np. dostawców narzędzi analitycznych, systemów mailingowych lub rozwiązań chmurowych) dane będą przekazywane do państw trzecich, w których przepisy o ochronie danych osobowych mogą zapewniać inny poziom ochrony niż w EOG.
W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie, jeżeli spełnione są wymogi określone w RODO, w szczególności poprzez:
- przekazanie do państw, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych, lub
- zastosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, w połączeniu z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa, jeżeli jest to konieczne.
Informacje o aktualnie stosowanych mechanizmach zabezpieczających przekazywanie danych poza EOG mogą Państwo uzyskać, kontaktując się z nami bezpośrednio.
7. Okres przechowywania danych
Państwa dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, w których zostały zebrane, z uwzględnieniem okresów wynikających z przepisów prawa lub uzasadnionego interesu Administratora. W szczególności:
- Dane związane z zawarciem i realizacją umowy – przechowujemy co do zasady przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy oraz przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe (zwykle do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
- Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – przechowujemy do czasu realizacji tego interesu lub do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu przez Państwa, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.
- Dane techniczne i statystyczne – przechowujemy przez okres wynikający z cyklu życia wykorzystywanych plików cookies lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika, zgodnie z ustawieniami przeglądarki lub naszego narzędzia do zarządzania zgodami.
Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczyły.
8. Zabezpieczenia i ochrona danych
Velorastavia przywiązuje szczególną wagę do bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, co jest kluczowe w pracy z klientami korporacyjnymi, partnerami biznesowymi oraz gośćmi ekskluzywnych wydarzeń.
W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony wdrożyliśmy środki techniczne, organizacyjne i proceduralne, takie jak w szczególności:
- stosowanie bezpiecznych połączeń szyfrowanych (SSL/TLS) podczas korzystania ze strony internetowej,
- regularne aktualizacje systemów i oprogramowania, w tym narzędzi zabezpieczających,
- ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób i podmiotów, dla których dostęp jest niezbędny i uprawniony,
- stosowanie haseł i mechanizmów uwierzytelniania adekwatnych do charakteru przetwarzania danych,
- zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi, obejmujących zobowiązania w zakresie bezpieczeństwa i poufności,
- procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa i potencjalne naruszenia ochrony danych osobowych,
- stosowanie zasady minimalizacji danych – przetwarzamy tylko te dane, które są rzeczywiście niezbędne do osiągnięcia konkretnych celów.
Mimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku zaobserwowania sytuacji mogącej mieć wpływ na bezpieczeństwo Państwa danych, prosimy o niezwłoczny kontakt zgodnie z rozdziałem „Kontakt i zgłaszanie naruszeń”.
10. Kontakt i zgłaszanie naruszeń
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym realizacji praw opisanych w niniejszej polityce, mogą Państwo kierować do nas za pośrednictwem:
- Adres e‑mail (preferowana forma kontaktu): [email protected]
- Adres korespondencyjny: Velorastavia, ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, Polska (z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”)
- Telefon: +48 785 930 468
Jeżeli uznają Państwo, że doszło do naruszenia bezpieczeństwa danych lub przetwarzanie odbywa się niezgodnie z obowiązującymi przepisami, prosimy o niezwłoczny kontakt. Dokładamy wszelkich starań, aby jak najszybciej wyjaśnić zgłoszone sytuacje i podjąć odpowiednie działania naprawcze.
Mają Państwo również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), w szczególności jeśli uznają Państwo, że nasze działania naruszają przepisy RODO.
Velorastavia zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki prywatności w przypadku zmian w przepisach prawa, technologii wykorzystywanej do przetwarzania danych lub ofercie usług. Zaktualizowana wersja polityki będzie każdorazowo publikowana na stronie https://velorastavia.com/privacy-policy/ z podaniem daty jej obowiązywania.
Planowanie wydarzenia w pełni zgodnego z RODO
Dbamy o prywatność naszych klientów, partnerów i gości – od pierwszego zapytania aż po ostatnie światło reflektora. Jeżeli planują Państwo luksusowy event kasynowy, galę firmową lub prywatne przyjęcie, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu.