Regulamin korzystania ze strony internetowej Velorastavia

1. Warunki ogólne

Niniejszy dokument (dalej: „Regulamin”) określa zasady korzystania ze strony internetowej agencji eventowej Velorastavia, w tym w szczególności:

• zasady przeglądania treści i korzystania z funkcjonalności serwisu,
• zakres i charakter świadczonych usług związanych z organizacją wydarzeń,
• prawa i obowiązki Użytkowników oraz Klientów,
• warunki składania zapytań, przygotowania Ofert oraz realizacji Zamówień,
• zasady odpowiedzialności, reklamacji oraz ochrony danych osobowych.

Regulamin ma na celu zapewnienie przejrzystości, bezpieczeństwa oraz wysokich standardów obsługi zarówno po stronie Użytkownika, jak i po stronie agencji eventowej działającej pod marką Velorastavia. Korzystając z serwisu, Użytkownik potwierdza, że zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje jego postanowienia oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Warunkiem technicznym korzystania ze strony jest posiadanie urządzenia z dostępem do Internetu oraz aktualnej wersji przeglądarki internetowej umożliwiającej wyświetlanie stron WWW, a także włączona obsługa plików cookies zgodnie z Polityką cookies.

2. Definicje pojęć

Dla potrzeb niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom nadaje się następujące znaczenia:

Użytkownik

Osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej, która korzysta ze strony internetowej Velorastavia, w szczególności przegląda treści lub korzysta z Formularza kontaktowego.

Klient

Użytkownik, który nawiązał bezpośredni kontakt z Agentem Eventowym w celu organizacji wydarzenia i któremu została przedstawiona Oferta, a następnie zawarta została umowa współpracy.

Usługa

Usługa organizacji wydarzeń i eventów świadczona przez Agenta Eventowego, w szczególności: organizacja eventów kasynowych, imprez firmowych, wieczorów galowych, przyjęć prywatnych, wydarzeń tematycznych, kompleksowa obsługa produkcyjna oraz doradztwo eventowe.

Formularz kontaktowy

Interaktywna forma kontaktu dostępna na stronie internetowej, umożliwiająca przesłanie zapytania dotyczącego organizacji wydarzenia, w tym w szczególności na podstronie Kontakt & Konsultacje.

Zamówienie

Ostatecznie uzgodniony zakres Usług, termin, miejsce oraz warunki organizacji wydarzenia, potwierdzone przez Klienta i Agenta Eventowego w formie pisemnej lub dokumentowej (np. wiadomość e-mail, podpisany dokument, system rezerwacyjny).

Oferta

Indywidualna propozycja współpracy przygotowana przez Agenta Eventowego na podstawie zapytania otrzymanego od Użytkownika lub Klienta, obejmująca opis Usług, wstępny scenariusz wydarzenia, proponowane atrakcje, a także szacunkowy kosztorys.

Administrator

Podmiot zarządzający stroną internetową Velorastavia, odpowiedzialny za jej prawidłowe funkcjonowanie, bezpieczeństwo techniczne oraz przetwarzanie danych osobowych Użytkowników i Klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Agent Eventowy

Profesjonalny organizator wydarzeń działający pod marką Velorastavia, odpowiedzialny za przygotowanie Oferty, koordynację realizacji Zamówienia oraz kontakt z Klientem na wszystkich etapach współpracy.

3. Zakres świadczonych usług

Velorastavia jest profesjonalną agencją eventową specjalizującą się w kompleksowej organizacji luksusowych wydarzeń i doświadczeń rozrywkowych na terenie całej Polski. Zakres Usług obejmuje w szczególności:

• organizację eventów kasynowych, w tym wieczorów w stylu Las Vegas, poker nights, stołów do ruletki, blackjacka oraz innych gier rozrywkowych prowadzonych przez profesjonalnych krupierów,
• przygotowanie imprez firmowych oraz wydarzeń korporacyjnych, takich jak eventy integracyjne, gale pracownicze, eventy motywacyjne, programy team-buildingowe, premiery produktów oraz wydarzenia wizerunkowe – zgodnie z zakresem prezentowanym m.in. na stronie Wydarzenia korporacyjne,
• organizację prywatnych uroczystości, w tym urodzin, jubileuszy, przyjęć rodzinnych, ślubów i ekskluzywnych przyjęć VIP – zgodnie z charakterem przedstawionym na stronie Prywatne celebracje,
• przygotowanie wydarzeń tematycznych, takich jak wieczory w stylu Jamesa Bonda, hollywoodzkie gale, bale w stylu retro, luksusowe przyjęcia black-tie oraz w pełni personalizowane koncepcje – zgodnie z zakresem widocznym na stronie Wydarzenia tematyczne,
• opracowanie scenariusza wydarzenia, koncepcji kreatywnej, identyfikacji wizualnej oraz oprawy artystycznej,
• zapewnienie profesjonalnych prowadzących, krupierów, konferansjerów, artystów i atrakcji dodatkowych,
• dobór i aranżację przestrzeni eventowej, w tym dekoracji, oświetlenia, scenografii i elementów tematycznych,
• koordynację logistyczną oraz nadzór produkcyjny w trakcie wydarzenia.

Strona internetowa ma charakter informacyjny i prezentacyjny. Informacje o Usługach zamieszczone w serwisie, w tym na stronach Usługi, Kasyno, Corporate, Private, Themed oraz Portfolio, nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy.

4. Warunki realizacji zamówień

Proces nawiązania współpracy z Velorastavia oraz realizacji Zamówień przebiega w następujących etapach:

1. Zapytanie ofertowe – Użytkownik przesyła podstawowe informacje o planowanym wydarzeniu (termin, miejsce, szacunkowa liczba gości, preferowany charakter eventu) za pośrednictwem Formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt & Konsultacje lub w innej formie wskazanej przez Agenta Eventowego.
2. Konsultacja wstępna – Agent Eventowy może skontaktować się z Użytkownikiem w celu doprecyzowania oczekiwań, budżetu oraz zakresu planowanych Usług.
3. Przygotowanie Oferty – Na podstawie zebranych informacji Agent Eventowy przygotowuje spersonalizowaną Ofertę, która może obejmować kilka wariantów scenariusza wydarzenia oraz zróżnicowane pakiety cenowe.
4. Akceptacja Oferty – Klient potwierdza wybór wariantu Oferty oraz deklaruje wolę zawarcia umowy na warunkach w niej określonych.
5. Zawarcie umowy – Do zawarcia umowy może dojść w formie pisemnej lub dokumentowej, w szczególności poprzez wymianę korespondencji e-mail lub akceptację oferty w narzędziu online udostępnionym przez Agenta Eventowego.
6. Rezerwacja terminu – Rezerwacja terminu realizacji Usługi następuje po wpłacie zaliczki lub przedpłaty, o której mowa w części „Cennik i płatności”, o ile taka została przewidziana.
7. Realizacja wydarzenia – Agent Eventowy organizuje i koordynuje wydarzenie zgodnie z zakresem uzgodnionym z Klientem, z należytą starannością oraz z uwzględnieniem charakteru marki Velorastavia.

Terminy realizacji Zamówień każdorazowo ustalane są indywidualnie, z uwzględnieniem dostępności zasobów oraz specyfiki wydarzenia. Agent Eventowy zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Zamówienia w przypadku braku możliwości jego profesjonalnej i bezpiecznej realizacji.

Wszelkie zmiany wprowadzane do uzgodnionego Zamówienia (zakres usług, termin, miejsce, liczba uczestników) wymagają zgody obu Stron i mogą wiązać się z aktualizacją kosztorysu lub terminów realizacji.

5. Cennik i płatności

Z uwagi na w pełni indywidualny charakter organizowanych wydarzeń, Velorastavia nie prowadzi sztywnego cennika Usług. Każde wydarzenie jest wyceniane odrębnie, z uwzględnieniem m.in. następujących czynników:

• zakresu i rodzaju zamawianych atrakcji (np. stoły kasynowe, oprawa artystyczna, scenografia),
• liczby uczestników wydarzenia i stopnia skomplikowania produkcji,
• miejsca realizacji eventu (miasto, charakter obiektu, dostępność techniczna),
• wymaganego poziomu personalizacji i brandingu,
• terminu wydarzenia (np. okresy świąteczne, sezon wysoki).

Oferta przedstawiona Klientowi zawiera szczegółowe informacje o szacunkowych kosztach realizacji wydarzenia, strukturze budżetu oraz przewidywanych warunkach płatności. Ostateczna cena Usługi może ulec zmianie w przypadku modyfikacji zakresu Zamówienia lub istotnych czynników zewnętrznych, o czym Klient jest każdorazowo informowany.

Płatności za Usługi mogą odbywać się w szczególności na podstawie:

• zaliczki lub przedpłaty – stanowiącej warunek rezerwacji terminu i rozpoczęcia przygotowań do wydarzenia,
• płatności częściowych – zgodnie z harmonogramem określonym w umowie,
• rozliczenia końcowego – dokonywanego po realizacji wydarzenia, na podstawie wystawionej faktury.

Warunki płatności, w tym terminy i formy płatności (przelew bankowy, inne uzgodnione sposoby rozliczeń), każdorazowo określane są w umowie zawieranej z Klientem. Brak terminowej płatności może skutkować wstrzymaniem realizacji Zamówienia lub odstąpieniem od umowy na zasadach określonych w tej umowie oraz przepisach prawa.

6. Odpowiedzialność i reklamacje

Agent Eventowy zobowiązuje się do realizacji Zamówień z należytą starannością, przy zachowaniu wysokich standardów organizacyjnych, estetycznych i bezpieczeństwa, odpowiadających charakterowi luksusowej agencji eventowej.

Odpowiedzialność Agenta Eventowego obejmuje w szczególności:

• koordynację prac podwykonawców zaangażowanych w realizację wydarzenia,
• zapewnienie zgodności przebiegu eventu z uzgodnionym scenariuszem w zakresie możliwym do przewidzenia i kontrolowania,
• podejmowanie działań organizacyjnych zmierzających do minimalizacji ryzyka zakłóceń w przebiegu wydarzenia.

Agent Eventowy nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia pozostające poza jego rozsądną kontrolą, w szczególności wynikające z siły wyższej, działania osób trzecich niezwiązanych z realizacją Zamówienia, decyzji administracyjnych, nagłych zdarzeń losowych lub nieprzestrzegania przez uczestników wydarzenia przekazanych zasad bezpieczeństwa.

Klient zobowiązany jest do współdziałania z Agentem Eventowym, w szczególności poprzez terminowe przekazywanie informacji niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia wydarzenia, zapewnienie wymaganych zgód oraz przestrzeganie warunków obiektu, w którym odbywa się event.

Wszelkie zastrzeżenia dotyczące jakości realizacji Usług (reklamacje) powinny być zgłaszane Agentowi Eventowemu w formie pisemnej lub elektronicznej, w możliwie najkrótszym terminie, nie później jednak niż w terminie wskazanym w umowie zawartej z Klientem. Zgłoszenie powinno zawierać:

• dane identyfikujące Klienta i wydarzenie,
• opis zastrzeżeń oraz okoliczności ich wystąpienia,
• propozycję oczekiwanego sposobu rozwiązania sprawy.

Reklamacje rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, z poszanowaniem zasad profesjonalizmu i transparentności. O wyniku rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany na trwałym nośniku, w szczególności drogą elektroniczną.

7. Ochrona danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników i Klientów przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

Administrator przetwarza dane osobowe w szczególności w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytania przesyłane za pośrednictwem Formularza kontaktowego,
• przygotowania i przedstawienia Ofert dotyczących organizacji wydarzeń,
• zawarcia i realizacji umów dotyczących świadczenia Usług,
• prowadzenia rozliczeń finansowych oraz obsługi posprzedażowej,
• realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
• działań marketingowych, w tym wysyłki newslettera – o ile Użytkownik lub Klient wyraził na to odrębną zgodę.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym informacje o podstawach prawnych, okresach przechowywania danych, odbiorcach danych oraz prawach osób, których dane dotyczą (prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu), opisane zostały w odrębnym dokumencie Polityka prywatności dostępnym na stronie internetowej.

Korzystając z Formularza kontaktowego i przekazując Administratorowi swoje dane osobowe, Użytkownik potwierdza zapoznanie się z zasadami ich przetwarzania oraz akceptuje postanowienia Polityki prywatności.

8. Prawa autorskie i licencje

Wszelkie treści, materiały wizualne oraz elementy graficzne zamieszczone na stronie internetowej Velorastavia, w szczególności opisy usług, zdjęcia z realizacji, materiały wideo, układ graficzny, znaki towarowe i logotypy, stanowią utwory w rozumieniu przepisów o prawie autorskim i podlegają ochronie prawnej.

Bez uprzedniej, wyraźnej zgody Administratora zabronione jest w szczególności:

• kopiowanie, zwielokrotnianie, modyfikowanie, rozpowszechnianie lub publiczne odtwarzanie materiałów zamieszczonych na stronie,
• wykorzystywanie zdjęć, grafik, materiałów wideo oraz innych elementów chronionych prawem autorskim do celów komercyjnych lub marketingowych,
• usuwanie oznaczeń właściciela praw autorskich, znaków towarowych lub innych informacji identyfikujących pochodzenie materiałów.

Dopuszcza się korzystanie z treści strony w zakresie dozwolonego użytku osobistego, w szczególności poprzez ich przeglądanie w przeglądarce internetowej oraz drukowanie fragmentów na własny użytek informacyjny, bez prawa do wykorzystania komercyjnego.

Jakiekolwiek użycie elementów identyfikacji wizualnej oraz materiałów promocyjnych Velorastavia w publikacjach zewnętrznych (np. case studies, portfolio partnerów, relacje medialne) wymaga każdorazowej zgody Administratora lub Agenta Eventowego i powinno uwzględniać prawidłowe oznaczenie źródła.

9. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu,
• rozszerzenia lub modyfikacji funkcjonalności strony internetowej,
• zmian organizacyjnych po stronie Administratora lub Agenta Eventowego.

Aktualna wersja Regulaminu jest zawsze dostępna na stronie Regulamin. Zmiany wchodzą w życie z chwilą ich opublikowania, chyba że w treści Regulaminu wskazano inny termin obowiązywania.

W przypadku sporów wynikających z korzystania ze strony internetowej lub z realizacji Zamówień Strony podejmą próbę ich polubownego rozwiązania. W razie braku możliwości osiągnięcia porozumienia, spory będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

W sprawach związanych z funkcjonowaniem strony internetowej, treścią Regulaminu lub zakresem świadczonych Usług Użytkownik może skontaktować się z Agentem Eventowym za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie Kontakt & Konsultacje.

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji na stronie internetowej i stanowi integralne uzupełnienie informacji prezentowanych w dokumentach Polityka prywatności oraz Polityka cookies.